Quantum Venture Consulting 
Zamieniamy wyzwania flotowe w mierzalne oszczędności.
Case Studies: Realne wyniki optymalizacji flot samochodowych
Zobacz przykłady udanych wdrożeń, wypracowane procedury i wpływ naszej pracy na budżety klientów. Poznaj nasze case studies i przekonaj się, jak przekładamy wyzwania w mierzalny sukces biznesowy.
Optymalizacja i uszczelnienie procesu ubezpieczeń floty
Wyzwania
- Obsługa i braki organizacyjne
Ubezpieczenia były obsługiwane przez jedną osobę bez zapewnienia ciągłości obsługi na czas zastępstw, co prowadziło do rozproszonej dokumentacji i braku kontroli nad terminami polis i wypowiedzeń.
- Dublowanie opłat
Brak nadzoru skutkował przypadkami podwójnego ubezpieczania tych samych pojazdów.
- Sztucznie zawyżona szkodowość floty (aż do 95%)
Drobne uszkodzenia (np. pęknięte szyby) rozliczano z polisy Autocasco zamiast gotówkowo, co drastycznie podnosiło historię szkodowości u ubezpieczyciela.
- Gwałtowny wzrost kosztów
Bez zmian w procesie stawka AC wzrosłaby o 39% (w skrajnym przypadku koszt jednej polisy rocznej skoczyłby z 2 907 zł do 7 593 zł).
Cele
- Uporządkowanie i profesjonalizacja obsługi ubezpieczeniowej floty, z zapewnieniem stałej dostępności wsparcia.
- Odzyskanie pełnej kontroli nad terminowością wypowiedzeń i odnowień polis.
- Zmiana podejścia do zgłaszania i rozliczania drobnych szkód w celu ustabilizowania wysokości składek.
Wprowadzone usprawnienia i efekt w liczbach
- Zmiana modelu obsługi ubezpieczeniowej
Wprowadzenie stałego nadzoru nad dokumentacją i terminami polis wyeliminowało podwójne ubezpieczanie pojazdów i luki w obsłudze.
- Optymalizacja polityki likwidacji szkód
Zmiana sposobu rozliczania drobnych uszkodzeń zatrzymała wzrost szkodowości floty i ustabilizowała wysokość składki.
- Natychmiastowa oszczędność
Bezpośrednie zatrzymanie nieuzasadnionych wzrostów składek przełożyło się na 32 000 zł natychmiastowych oszczędności.
- Długofalowa optymalizacja budżetu
Docelowy poziom oszczędności oszacowano na ok. 72 000 zł rocznie po pełnym uszczelnieniu procedur.
Procedury i kontrola kosztów serwisu oraz napraw
Wyzwania
- Brak procedur i autoryzacji
Naprawy zlecano bez procedur, wyceny akceptowano bez formalnej dokumentacji (np. poprzez wiadomości SMS), a warsztaty przysyłały faktury bez weryfikacji.
- Przepłacanie za usługi i części
Korzystanie wyłącznie z autoryzowanych serwisów (ASO) po pełnych, cennikowych stawkach katalogowych – bez wcześniejszej negocjacji cen czy porównywania ofert.
- Trudność w analizie budżetu
Brak zbiorczego fakturowania uniemożliwiał stałą kontrolę wydatków flotowych i identyfikację nadużyć.
Cele
- Wdrożenie transparentnego procesu kosztorysowania i autoryzacji każdej naprawy przed jej wykonaniem.
- Obniżenie kosztów części i usług serwisowych do poziomu rynkowego.
- Uporządkowanie rozliczeń serwisowych i wdrożenie bieżącego raportowania kosztów.
Wprowadzone usprawnienia i efekt w liczbach
- Redukcja rocznych kosztów serwisu o 33%
Przy dotychczasowym budżecie serwisowym wynoszącym ok. 120 000 zł, wygenerowano ok. 40 000 zł oszczędności rocznie.
- Renegocjacja warunków serwisowych
Wprowadzenie procedury zatwierdzania napraw i zmiana zasad rozliczeń z warsztatami obniżyła koszt części i robocizny.
- Znaczący spadek kosztów pojedynczych usług (przykłady)
Naprawa pojazdu: 764 zł zamiast 2 541 zł.
Przegląd okresowy: 235 zł zamiast 875 zł.
Wymiana akumulatora: 528 zł zamiast 1 246 zł.
- Uporządkowanie procesu rozliczeń serwisowych
Wdrożenie jednolitego raportowania kosztów dało pełną kontrolę nad wydatkami na serwis.
Optymalizacja finansowania i negocjacja warunków zakupu nowej floty
Wyzwania
- Nieaktualne warunki rynkowe
Użytkowanie części floty na bazie historycznych umów finansowania sprzed kilku lat, które odbiegały od obecnych możliwości rynkowych.
- Wysokie koszty stałe
Łączny koszt utrzymania 29 testowanych pojazdów wynosił aż ok. 1 596 000 zł rocznie.
- Potrzeba odnowienia floty
Konieczność wymiany pojazdów bez obniżania ich segmentu oraz standardu używanego przez pracowników.
Cele
- Weryfikacja aktualnych warunków rynkowych finansowania floty.
- Dostosowanie warunków finansowania do rynku przy zachowaniu klasy i segmentu pojazdów.
- Istotne obniżenie rocznych opłat za flotę przy zachowaniu dotychczasowego komfortu i funkcjonalności pojazdów.
Wprowadzone usprawnienia i efekt w liczbach
- Spadek rocznego kosztu floty o kilkadziesiąt procent
Koszt utrzymania 29 pojazdów obniżył się z 1 596 000 zł do poziomu 960 000 zł rocznie.
- Kolosalna oszczędność budżetowa
Uzyskano 680 000 zł oszczędności rocznie.
- Gwarancja jakości
Utrzymanie wymaganej klasy i standardu samochodów bez naruszania wygody użytkowników.
Identyfikacja i wyeliminowanie opłat za bezumowne użytkowanie pojazdu
Wyzwania
- Niedopilnowanie procedur i terminów
Umowa leasingu jednego z pojazdów wygasła bez podpisania aneksu przedłużającego użytkowanie.
- Brak bieżącej kontroli
Auto pozostawało w codziennym użytku firmy, jednak po stronie klienta nikt nie zauważył braku formalnego uregulowania statusu pojazdu.
- Naliczanie opłat sankcyjnych
Finansujący wystawiał faktury uwzględniające zarówno standardową ratę leasingową, jak i dodatkową opłatę za tzw. bezumowne użytkowanie pojazdu (łącznie prawie dwukrotność standardowego kosztu).
Cele
- Weryfikacja dokumentacji floty pod kątem wygasających, nieaktualnych lub brakujących umów.
- Natychmiastowe zatrzymanie zbędnych kosztów w razie wykrycia nieprawidłowości.
Wprowadzone usprawnienia i efekt w liczbach
- Audyt dokumentacji floty
Dokładna weryfikacja umów i rozliczeń wykryła podwójne naliczanie kosztów za użytkowany pojazd.
- Szybka decyzja operacyjna
Wydano natychmiastową rekomendację zamknięcia rozliczenia i zwrotu pojazdu, co całkowicie zatrzymało dalszy generowanie opłat sankcyjnych.
- Ochrona budżetu przed dalszymi stratami
Zidentyfikowano i wyeliminowano narastający koszt w wysokości ok. 94 000 zł, który skumulował się w ciągu ośmiu miesięcy w wyniku braku jednego podpisu pod aneksem.
doświadczenia analitycznego i doradztwa procesowego
aut w zarządzaniu
redukcji kosztów
Nie zgaduj, gdzie uciekają pieniądze z floty.
Kontakt z nami
- Młyńska 105L, 62-052 Komorniki
- NIP 7773436200
Godziny pracy biura
Poniedziałek – Piątek
09:00 – 17:00